tìm hiểu kho lưu trữ và kinh nghiệm quản lý hồ sơ tài liệu trong kho lưu trữ

 

Kho lưu trữ là một tập hợp tích trữ các văn bản lịch sử hoặc để chỉ vị trí của nơi lưu trữ chúng. Kho lưu trữ chứa các văn bản nguồn sơ cấp tích trữ qua thời gian của một cá nhân hay tổ chức, và được giữ gìn đẻ cho thấy hoạt động của cá nhân hay tổ chức đó. Các nhà lưu trữ chuyên nghiệp và các nhà sử học thường hiểu các tài liệu lưu trữ là hồ sơ là tự nhiên và nhất thiết tạo ra như một sản phẩm của các hoạt động hợp pháp, thương mại, hành chính hoặc xã hội. Họ đã ẩn dụ được định nghĩa là "các chất tiết của cơ thể", và được phân biệt với các tài liệu đã được viết hay có ý thức để truyền đạt một thông điệp cụ thể cho hậu thế. Nhìn chung, hồ sơ lưu trữ bao gồm hồ sơ đã được lựa chọn để bảo quản lâu dài hoặc lâu dài dựa trên giá trị văn hoá, lịch sử hoặc chứng minh lâu dài của họ. Hồ sơ lưu trữ thường không xuất bản và gần như luôn luôn độc nhất, không giống như sách hoặc tạp chí mà có nhiều bản sao giống nhau tồn tại. Điều này có nghĩa là các kho lưu trữ khá khác biệt so với các thư viện về chức năng và tổ chức của họ, mặc dù các bộ sưu tập lưu trữ thường có thể được tìm thấy trong các tòa nhà thư viện. Một người làm việc trong kho lưu trữ được gọi là thủ thư. Nghiên cứu và thực tiễn về tổ chức, bảo quản và cung cấp truy cập thông tin và tài liệu trong lưu trữ được gọi là khoa học lưu trữ.

Xem thêm địa chỉ cho thuê kho lưu trữ

1 Kho lưu trữ tài liệu chuyên dụng là gì?

Kho lưu trữ tài liệu chuyên dụng là công trình được xây dựng lên nhằm phục vụ công tác lưu trữ, bảo quản và tra cứu các hồ sơ tài liệu một cách khoa học nhất. Tùy vào lượng giấy tờ, hồ sơ tài liệu của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp phát sinh trong quá trình hoạt động nhiều hay ít để quyết định xây dựng diện tích và số lượng kho một cách phù hợp. Tránh tình trạng lãng phí hoặc thiếu diện tích sau này gây ra sự khó khăn trong hoạt động cho những người làm văn thư. Tùy theo điều kiện cụ thể về tình hình tài liệu lưu trữ hiện có và dự tính hình thành trong những năm tiếp theo cũng như kinh phí đầu tư, các cơ quan, tổ chức xác định quy mô đầu tư Kho Lưu trữ cơ quan theo hướng xây dựng mới hoặc cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cũ có diện tích phù hợp nhằm đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.

2  Kinh nghiệm quản lý hồ sơ tài liệu trong kho lưu trữ

Để tổ chức sắp xếp tài liệu, hồ sơ trong kho lưu trữ gọn gàng, khoa học, bạn cần tuân thủ theo một số điều sau:

Lựa chọn công cụ lưu trữ phù hợp: Với những khối lượng tài liệu lớn, việc lưu trữ bằng các cặp tài liệu hoặc túi phong bì nhỏ là điều không nên, vì khi cần tìm kiếm tài liệu sẽ rất khó khăn. Bạn nên chọn tủ hồ sơ có nhiều ngăn chứa, tủ loại có nhiều ngăn bên trên và cả hộc tủ bên dưới. Kích thước tủ cần phù hợp với số lượng tài liệu.

Sắp xếp các công cụ lưu trữ tài liệu: Tùy theo công cụ mà doanh nghiệp sử dụng để lưu trữ mà cách sắp xếp sẽ khác nhau: Nên sử dụng các giá di động để tiện cho việc vận chuyển. Nếu sử dụng giá cố định, bạn cần nghiên cứu cách sắp xếp hồ sơ, tài liệu ở vị trí hợp lý nhất. Tạo khoảng cách giữa các giá xếp tài liệu để thuận tiện cho việc tìm kiếm.

Phải thường xuyên giải phóng diện tích lưu trữ: Số lượng tài liệu tại các cơ quan, tổ chức phát sinh thường xuyên. Vì vậy, điều cần làm là liên tục giải phóng kho lưu trữ để bảo quản tốt tài liệu có giá trị và quản lý tài liệu, hồ sơ hiệu quả.